Urlaubsplanung kann tatsächlich einfach und angenehm sein. Und zielführend zugleich. Wie ihr in eurem Unternehmen direkt die Urlaubsplanung auf verschiedene Weisen revolutionieren könnt, erfahrt ihr in den folgenden fünf Kapiteln. Natürlich liefern wir euch auch direkt Lösungen und Inspirationen, damit es nicht nur eine trockene Lektüre wird!
Das erwartet dich in dem Beitrag:
- Warum Urlaubsplanung so häufig ein leidiges Thema ist
- Was bringt mir denn überhaupt eine gute Urlaubsplanung?
- Werden wir konkret – auf was kommt es an?
- Tools, welche dir Abhilfe schaffen
- Unser Fazit
Warum Urlaubsplanung so häufig ein leidiges Thema ist
Ach die Urlaubsplanung … ein Thema, das eigentlich schön sein sollte, doch viel zu häufig in Streitereien endet. Auch wir kennen diese Probleme. An einem Tag beschwert sich die Teamleitung über zu spät oder “nicht richtig” eingereichte Anträge, auf der anderen Seite weiß das Team aber auch nicht so richtig, was überhaupt Urlaube “richtig” einreichen bedeutet. Und dann steht schon wieder das nächste Teammitglied am Schreibtisch des Projektleiters und fragt, ob der vor mehreren Wochen eingereichte Urlaub denn schon genehmigt sei… “Ähm, wann war das nochmal?”.
Es ist nicht immer leicht, den Überblick zu bewahren – schließlich sind Urlaube und Abwesenheiten nur ein kleiner Teil des großen Aufgabenspektrums der Verwaltung oder der Projekt- bzw. Unternehmensleitung. Auch wenn man dem Team auf jeden Fall den Urlaub und die Auszeit gönnt, so bringt sie dennoch den Alltag aller anderen durcheinander und sorgt für kleine Ausfälle. Vielleicht bleibt es auch bei manchen deswegen lieber nochmal kurz links liegen, bis es irgendwann mal dringend wird…
Auch darf man die Komplexität nicht vernachlässigen. Ohne Überblick über Urlaube, welche mit Projekten, anderen – mehr oder weniger genehmigten – Fehlzeiten oder auch Dienstreisen kollidieren können, ist das eine schwierige Aufgabe. Auch gehören zur Urlaubsplanung immer zwei: Und überall, wo Kommunikation notwendig ist, können Missverständnisse und Unklarheiten entstehen. Das kennt doch jeder 🙂
All diese Punkte führen in ihrer Gesamtheit dazu, dass man die Urlaubsplanung nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte – vor allem, wenn man die im nächsten Kapitel vorgestellten Vorteile berücksichtigt. Es wird klar, eine Urlaubsplanung muss her!
Was bringt mir denn überhaupt eine gute Urlaubsplanung?
“Ist mein Antrag schon bestätigt?”
Das lässt sich einfach zusammenfassen: Übersicht, Struktur und ein zufriedenes Team. Auch wenn selbstverständlich jeder gerne im Unternehmen arbeitet, so sind diese Auszeiten dennoch wichtig. Umso wichtiger, dass die Kommunikationswege zwischen dem Antragstellenden und der Urlaubsverwaltung direkt und klar sind. Wer möchte denn schon gerne tage- und wochenlang auf eine Rückmeldung warten? Das Reiseziel ist ja schließlich schon ausgesucht und wartet nur darauf, dass man endlich den “Jetzt Buchen”-Button drückt. Nicht, dass die Unterkunft nachher schon weg ist, nur weil es mal wieder zu lange gedauert hat… Das verursacht Unzufriedenheit.
Somit ist Punkt 1 klar: Die Mitarbeitenden sind zufriedener, wenn sie schnell eine verbindliche Aussage zu ihren Urlaubsanträgen bekommen. Das unterstützt by the way auch die Mitarbeiterbindung, welche auch für dein Unternehmen immer wichtiger wird!
Das muss doch schneller gehen…
Aber es gibt noch weitere Punkte: Die zügige Bearbeitung wird durch eine strukturierte Urlaubsplanung verbessert. So können Urlaubsanträge schneller bearbeitet und übersichtlich angezeigt werden. Das gilt übrigens auch für alle Arten von Abwesenheiten: Krankheitsmeldungen, Mutterschutz, Abbau von Überstunden, … Die Liste ist lang! Und eine gute Umsetzung der Urlaubsplanung spart viel Zeit und noch viel mehr Nerven.
Wie viele Urlaubstage habe ich nochmal?
Während sich Arbeitnehmer häufig fragen, warum man denn schon wieder so wenig Urlaubstage übrig hat, so fragt sich der Arbeitgeber im gleichen Zug, wie es denn noch so viele in diesem Jahr sein können. War der Kollege nicht erst im Urlaub? Da hilft nur eine gute Zusammenrechnung. Händisch müssen heute natürlich nicht mehr die Tage zusammengezählt werden, da gibt es einfache Tools wie z.B. ein simples Excel-Dokument oder auch eine Google Tabelle. Doch wenn wir noch weitere Aspekte mit in den Topf werfen – man denke vor allem an Über- und Unterstunden sowie Feiertage – dann wird die Rechnung doch schon etwas komplizierter. Keine Frage, mit ausreichend Zeit und einem noch kleinen Team kann man das schon noch im Blick behalten, aber sobald sich die Sonderfälle und die Menge an Anfragen häufen, wird es zu einer großen Aufgabe – vor allem, weil keiner beim Urlaub Abstriche machen möchte.
Das wird teuer…
Neben den “offensichtlichen” Vorteilen einer Urlaubsplanung gibt es aber auch rechtliche und finanzielle Gründe, weswegen sich eine ordentliche Urlaubsplanung lohnt. Schauen wir uns zunächst die rechtlichen Grundlagen an: Ein Arbeitnehmer hat Recht auf mindestens 20 Tage Urlaub im Jahr (Stand 2024 – bei einer 5-Tage-Arbeitswoche). Darauf kann der Mitarbeiter auch bestehen und es kann zu Schadensersatzforderungen kommen. Natürlich gehen wir vor allem bei kleineren Unternehmen nicht von solchen Konsequenzen aus, aber wer weiß, was kommt. Man kann sich das auf jeden Fall ersparen!
Eine deutlich direktere Konsequenz, wenn man in die andere Richtung geht: Zu viel Urlaub kostet das Unternehmen eine Menge Geld. Gehen wir von einer Agentur aus, die beim Kunden einen Stundensatz von 100 € verlangt. In unserem Unternehmen ist das derzeit ein gängiger Stundensatz für z.B. die Weiterentwicklungen von Apps. Nun geht man von einem 8-Stunden-Tag eines Mitarbeiters aus und reduziert diesen fairness halber um gut zwei Stunden (für interne Themen, Meetings, etc.). Wenn man nun etwas Mathematik anwendet, kommen 600 € Tagessätze heraus, die unter der Annahme voller Auftragsbücher verloren gehen würden. Stell dir mal vor, du würdest deinem Team etwas für 600 € kaufen – das würde ihnen bestimmt besser gefallen 😉
Werden wir konkret… auf was kommt es an?
Die Gründe für eine gute Urlaubsplanung haben wir im vorherigen Kapitel geklärt, … doch was genau muss eine gute Urlaubsplanung eigentlich erfüllen? Lass uns das mal Schritt für Schritt auflisten:
Verfügbarkeit, für alle von überall
Eine moderne Urlaubsplanung sollte von überall aus verfügbar sein – sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Vorgesetzten. Schließlich sitzt man ja (bestenfalls) auch Zuhause, wenn man den Urlaub plant – da eignet es sich doch hervorragend, auch von da aus direkt die Urlaubsanträge einzureichen.
Eine gute Übersicht ist die halbe Miete
Jeder, der schon als Projektmanager da draußen unterwegs war, kennt es: Timelines, GANTT-Charts, Meilensteine und Co. Alles Verbindlichkeiten, für die man verantwortlich ist. Das spielt natürlich auch eine große Rolle für die Urlaubsplanung. Deswegen müssen Themen wie eine möglichst gleichmäßige Verteilung von Urlauben (oder alternativ direkt Betriebsferien), sowie die Anwesenheit der Vertretungen berücksichtigt werden. Da hilft nur eine gute “kalenderartige” Übersicht über sämtliche Arten der Abwesenheiten.
Bestätigt oder doch abgelehnt?
Wie wird bei euch der Urlaub eingereicht? Nicht zu selten geschieht das auf mehr als nur einem Weg. Da kann schon mal etwas untergehen – meist zulasten des Arbeitnehmers. Auch wenn es einen Kalender gibt, in den man sich aktiv eintragen kann, so bedarf es je nach Kritikalität dennoch einer gewissen Kontrolle. Deswegen muss der Arbeitnehmer so schnell wie möglich über die Zusage oder die Ablehnung des Urlaubs unterrichtet werden. Auch bei diesem Schritt kann einiges schiefgehen (da sprechen wir aus eigener Erfahrung! 😟). Aus diesem Grund muss vorab geklärt sein, wie genau die Urlaubsanträge und die Rückmeldungen kommuniziert werden müssen – und auch, welche Informationen dazu gereicht werden müssen.
Da gab es doch noch eine wichtige Sache …
Auf welche Informationen kommt es dabei an? Z.B. auf die Nennung der Vertretung, den genauen Zeitraum, die Art der Abwesenheit (unbezahlter Urlaub, normaler Urlaub, Überstundenabbau, …) oder auch einfach weitere Hinweise, die für den Vorgesetzten wichtig sind. Diese Informationen sollten gut gespeichert werden, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Wie viel Urlaub hast du eigentlich?
Auch bei einem fairen Miteinander kann es sein, dass man versehentlich die Anzahl der eigenen Urlaubstage etwas… überschätzt. Oder ein Klassiker: Die Betriebsferien werden nicht berücksichtigt (diese sind im Regelfall auch Urlaub). Also muss der zuständigen Person jederzeit die Übersicht über die verfügbaren Urlaubstage der Person vorliegen. Und nicht vergessen: Feiertage herausrechnen!
Was sind sinnvolle Tools für die Urlaubsplanung?
Kommen wir zum wichtigsten Teil: Wie können wir all diese schönen Punkte unter einen Hut bekommen? Was sind Tools oder Apps für die Urlaubsplanung in kleinen Unternehmen?
Der Klassiker: Analoge Urlaubsplanung 📖
Die einfachste Form ist wahrscheinlich der Aushang eines Urlaubskalenders. Jeder kann und sollte den eigenen Urlaub so in den Kalender eintragen, dass es möglichst wenig Überschneidungen gibt. Diese Methode funktioniert gut, solange es keine Konflikte gibt. Jedoch hat ein formelles Bestätigungssystem, in dem Urlaubsanträge offiziell genehmigt werden müssen, auch seine Vorteile, vor allem wenn Urlaube in Bezug auf Projektplanungen und Arbeitsauslastungen koordiniert werden müssen. Ein wesentlicher Nachteil der analogen Urlaubsplanung liegt darin, dass sie an einen physischen Ort gebunden ist – meist das Büro oder eine ähnliche Einrichtung. Dies erschwert die Planung für diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten oder flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsorten wechseln. Es muss zudem geregelt werden, wie im Zweifelsfall überprüft wird, wie viele Urlaubstage noch tatsächlich verfügbar sind. Dies wird besonders komplex, wenn auch Überstunden und flexible Arbeitszeiten in die Berechnung mit einfließen sollen. In solchen Fällen zeigt sich, dass ohne eine digitale Lösung, die eine übersichtliche und zugängliche Planung ermöglicht, die Urlaubsverwaltung schnell unübersichtlich und fehleranfällig werden kann.
Digitale Kalender 📅
Um die Nachteile des analogen Urlaubskalenders in Teilen zu umgehen, kann auf eine digitale Variante gewechselt werden. Zum Beispiel bietet der Google-, Microsoft Outlook- oder auch Apple Kalender die Chance, Urlaube einzuplanen und mit dem Team zu teilen. Das unterstützt definitiv die Verfügbarkeit und Übersicht – dennoch ist ein Thema hierbei noch nicht geklärt: Wie viele Überstunden habe ich denn jetzt nun?
Digitale Urlaubsplanung mit Excel oder Google Sheets bzw. Google Tabellen 💻
Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme bieten einige Funktionalitäten, die die Urlaubsplanung vereinfachen können: Die Dokumente sind digital verfügbar und sie sind auch meist langfristig gut nachvollziehbar. Doch auch hier wird es ab dem Zeitpunkt kompliziert, an dem Abhängigkeiten und Sonderfälle ins Spiel kommen. Häufig werden diese Tabellen an verschiedenen Stellen nur erweitert und es entsteht ein uneinheitliches Bild. Das kann zu Verwirrung führen und erschwert auch die Planung für die Mitarbeiter. Und sind wir mal ehrlich.. wer arbeitet freiwillig mit Excel? 😉 (Da streiten sich die Geister sogar zwischen den Autoren)
Urlaubsplanung mittels App 📱
Für sehr kleine Unternehmen und einfache sowie lockere Strukturen können die vorher genannten Hilfsmittel weiterhelfen. Doch wenn man langfristig skalieren möchte – und das nehmen wir mal dreist an – sollte man sich von Beginn an mit einer gut strukturierten und übersichtlichen Lösung positionieren: Eine hierfür geeignete App. Zählen wir einmal direkt die Möglichkeiten auf, die eine solche (gute) Urlaubsplanungsapp mit sich bringen sollte:
- Immer verfügbar: Die App bietet ständigen Zugriff für Arbeitgeber und Mitarbeiter, wodurch die Urlaubsplanung flexibel und von jedem Ort aus möglich ist.
- Übersichtliches Design: Mit ihrem klaren Aufbau liefert die App alle notwendigen Informationen auf einen Blick und erleichtert die Planung.
- Einfache Kommunikation: Die App ermöglicht es, Urlaubsanträge und Abwesenheiten unkompliziert zu übermitteln, wodurch Missverständnisse vermieden werden.
- Effizientes Genehmigungsverfahren: Ein integriertes System zur Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsanträgen sorgt für eine schnelle und strukturierte Bearbeitung.
- Direkter Dokumentenaustausch: Wichtige Dokumente wie Bescheinigungen können einfach in der App hochgeladen und geteilt werden, was Zeit spart.
- Aktueller Überblick über Abwesenheiten: Durch Echtzeit-Updates behalten alle Beteiligten den Überblick über die geplanten Abwesenheiten und können entsprechend planen.
- Datenschutz und Sicherheit: Die App gewährleistet die sichere Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten, was Datenschutz und Datensicherheit sicherstellt.
Natürlich möchten wir auch auf die möglichen Nachteile eingehen, die eine App mit sich bringt:
- Höhere Kosten: Viele Tools sind im Vergleich zu analogen Lösungen oder digitalen Kalendern kostenpflichtig. Meist handelt es sich um 5-15 € pro Mitarbeiter pro Monat.
- Ein “weiteres” System: Für einige Mitarbeiter sowie für die Verwaltung ist die Umstellung auf neue oder andere Systeme aufwändig oder ungewohnt. Wichtig ist deshalb, dass die neue Lösung auf den bereits bestehenden Systemen ansetzt. Langfristig können solche Kosten aber häufig wieder reingeholt werden.
- Unpassende Abbildung der Prozesse: Einige Apps bilden nicht das ab, was wirklich benötigt wird. Z.B. kann die Handhabung von Überstunden in verschiedenen Betrieben unterschiedlich sein (Ausbezahlung, Abfeiern, …). Deswegen müssen die Lösungen gut zum eigenen Unternehmen passen oder darauf angepasst werden.
Zusammengefasst – und auch aus eigener Erfahrung gesprochen – erleichtert eine gute Urlaubsplanung die Arbeit von allen. Doch welche Tools gibt es auf dem Markt?
Anbieter für Urlaubsplanungsapps
Die falconDev Mitarbeiterapp – Mehr Struktur rund um die HR:
Natürlich möchten wir hier erst einmal unsere eigene App ins Spiel bringen: Wir haben uns mit mehreren Unternehmen zusammengesetzt und eine sinnvolle Urlaubsplanung erstellt, die die wichtigsten Kriterien erfüllt. Die Hauptfunktionen sind:
- Urlaubsplanung
- Krankheitsmeldungen
- Berechnung der verbleibenden Urlaubstage
- Übersichtliche Darstellung in einer Timeline
- Überstundenmanagement
- Bestätigungs- und Benachrichtigungssystem
Durch ein modulares System erfüllt die Mitarbeiterapp nicht nur Aufgaben im Bereich der Abwesenheitsplanung, sondern digitalisiert euer Unternehmen noch in den Bereichen digitale Personalakte, Dienstplanung, Aufgabenplanung und vielem mehr! Wir passen die App auf eure Bedürfnisse an und veröffentlichen diese im Namen eures Unternehmens und mit eurem Logo im Play- und AppStore. So ist die App für das Team einfach verfügbar.
Kontaktiere uns gerne unverbindlich, wir zeigen dir, wie das funktioniert!.
Absence.io – Eine Lösung für strukturierte Urlaubsverwaltung
Absence.io bietet eine Plattform zur Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaubstagen in Unternehmen. Die Anwendung zeichnet sich durch ihre klare Struktur und Benutzerfreundlichkeit aus, wodurch sie besonders für Teams geeignet ist, die Wert auf Übersichtlichkeit und einfache Handhabung legen. Mit Funktionen, die das Einreichen, Genehmigen und Verwalten von Urlaubsanträgen vereinfachen, ermöglicht absence.io eine effiziente Koordination der Urlaubsplanung. Die Integration in bestehende Kalendersysteme ist ein weiterer Vorteil der App, der für eine reibungslose Einbindung in den Arbeitsalltag sorgt.
Timetastic – Intuitive Urlaubsplanung für kleinere Teams
Timetastic richtet sich an kleinere und mittlere Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung für die Urlaubsplanung suchen. Die App punktet mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, die es Mitarbeitern erleichtert, Urlaubsanträge zu stellen und ihre verbleibenden Urlaubstage im Blick zu behalten. Timetastic stellt eine einfache und zugängliche Plattform bereit, auf der Urlaubszeiten übersichtlich dargestellt werden. Dies unterstützt Unternehmen dabei, Abwesenheiten effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über geplante Abwesenheiten informiert sind.
Fazit
Es gibt eine Reihe von Vorgaben und Aspekten, die du unbedingt bei der Einrichtung einer Urlaubsplanung und Abwesenheitsplanung berücksichtigen solltest, um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein. Dazu gehören die Nachvollziehbarkeit sowie die Gewährung von genügend Urlaubstagen. Sonst kann es teuer werden, insbesondere durch Entgangenen Umsatz.
Auch wenn es anfänglich noch mit Hilfsmitteln wie Tabellen und Kalendern funktioniert, solltest du dich doch für die Zukunft rüsten. Die Hauptkriterien, die ein langfristig gutes Urlaubsmanagement ausmachen sind:
- Ständige Verfügbarkeit – von überall
- Übersichtlichkeit – sowohl für die Nutzer als auch für das Management
- Design und Nutzerfreundlichkeit
- Einfache Kommunikation und Benachrichtigungen
- Effiziente Genehmigungsverfahren
Um das zu erreichen, gibt es verschiedene Tools wie z.B. absence.io oder unsere falconDev Mitarbeiterapp (mitarbeiterapps.de). Hier können Features wie z.B. Überstunden, Urlaubsüberträge auf das nächste Jahr oder auch Krankheitsmeldungen übersichtlich und eindeutig dargestellt werden. So steigt die Effizienz in deinem Team und du erhöhst die Mitarbeiterbindung.
Du hast Fragen zu dem Thema? Melde dich gern bei uns, wir helfen dir gern!
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