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Urlaubsplanung in kleinen Unternehmen: Darauf solltest du achten – Tools und Apps đŸ› ïžđŸ’Ą

Erfahren Sie, wie Sie die Urlaubsplanung in kleinen Unternehmen mit den besten Tools und Apps einfach und effektiv gestalten können.
Zwei Personen, welche durch einfache Urlaubsplanung des Unternehmens im Urlaub sind.

Urlaubsplanung kann tatsĂ€chlich einfach und angenehm sein. Und zielfĂŒhrend zugleich. Wie ihr in eurem Unternehmen direkt die Urlaubsplanung auf verschiedene Weisen revolutionieren könnt, erfahrt ihr in den folgenden fĂŒnf Kapiteln. NatĂŒrlich liefern wir euch auch direkt Lösungen und Inspirationen, damit es nicht nur eine trockene LektĂŒre wird!

Das erwartet dich in dem Beitrag:

  1. Warum Urlaubsplanung so hÀufig ein leidiges Thema ist
  2. Was bringt mir denn ĂŒberhaupt eine gute Urlaubsplanung?
  3. Werden wir konkret – auf was kommt es an?
  4. Tools, welche dir Abhilfe schaffen
  5. Unser Fazit

 

Warum Urlaubsplanung so hÀufig ein leidiges Thema ist

Ach die Urlaubsplanung 
 ein Thema, das eigentlich schön sein sollte, doch viel zu hĂ€ufig in Streitereien endet. Auch wir kennen diese Probleme. An einem Tag beschwert sich die Teamleitung ĂŒber zu spĂ€t oder “nicht richtig” eingereichte AntrĂ€ge, auf der anderen Seite weiß das Team aber auch nicht so richtig, was ĂŒberhaupt Urlaube “richtig” einreichen bedeutet. Und dann steht schon wieder das nĂ€chste Teammitglied am Schreibtisch des Projektleiters und fragt, ob der vor mehreren Wochen eingereichte Urlaub denn schon genehmigt sei
 “Ähm, wann war das nochmal?”.

Es ist nicht immer leicht, den Überblick zu bewahren – schließlich sind Urlaube und Abwesenheiten nur ein kleiner Teil des großen Aufgabenspektrums der Verwaltung oder der Projekt- bzw. Unternehmensleitung. Auch wenn man dem Team auf jeden Fall den Urlaub und die Auszeit gönnt, so bringt sie dennoch den Alltag aller anderen durcheinander und sorgt fĂŒr kleine AusfĂ€lle. Vielleicht bleibt es auch bei manchen deswegen lieber nochmal kurz links liegen, bis es irgendwann mal dringend wird


Auch darf man die KomplexitĂ€t nicht vernachlĂ€ssigen. Ohne Überblick ĂŒber Urlaube, welche mit Projekten, anderen – mehr oder weniger genehmigten – Fehlzeiten oder auch Dienstreisen kollidieren können, ist das eine schwierige Aufgabe. Auch gehören zur Urlaubsplanung immer zwei: Und ĂŒberall, wo Kommunikation notwendig ist, können MissverstĂ€ndnisse und Unklarheiten entstehen. Das kennt doch jeder 🙂

All diese Punkte fĂŒhren in ihrer Gesamtheit dazu, dass man die Urlaubsplanung nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte – vor allem, wenn man die im nĂ€chsten Kapitel vorgestellten Vorteile berĂŒcksichtigt. Es wird klar, eine Urlaubsplanung muss her!

Ein Symbolbild fĂŒr eine Urlaubsplanung

 

Was bringt mir denn ĂŒberhaupt eine gute Urlaubsplanung?

“Ist mein Antrag schon bestĂ€tigt?”

Das lĂ€sst sich einfach zusammenfassen: Übersicht, Struktur und ein zufriedenes Team. Auch wenn selbstverstĂ€ndlich jeder gerne im Unternehmen arbeitet, so sind diese Auszeiten dennoch wichtig. Umso wichtiger, dass die Kommunikationswege zwischen dem Antragstellenden und der Urlaubsverwaltung direkt und klar sind. Wer möchte denn schon gerne tage- und wochenlang auf eine RĂŒckmeldung warten? Das Reiseziel ist ja schließlich schon ausgesucht und wartet nur darauf, dass man endlich den “Jetzt Buchen”-Button drĂŒckt. Nicht, dass die Unterkunft nachher schon weg ist, nur weil es mal wieder zu lange gedauert hat
 Das verursacht Unzufriedenheit.

Somit ist Punkt 1 klar: Die Mitarbeitenden sind zufriedener, wenn sie schnell eine verbindliche Aussage zu ihren UrlaubsantrĂ€gen bekommen. Das unterstĂŒtzt by the way auch die Mitarbeiterbindung, welche auch fĂŒr dein Unternehmen immer wichtiger wird!

Das muss doch schneller gehen


Aber es gibt noch weitere Punkte: Die zĂŒgige Bearbeitung wird durch eine strukturierte Urlaubsplanung verbessert. So können UrlaubsantrĂ€ge schneller bearbeitet und ĂŒbersichtlich angezeigt werden. Das gilt ĂŒbrigens auch fĂŒr alle Arten von Abwesenheiten: Krankheitsmeldungen, Mutterschutz, Abbau von Überstunden, 
 Die Liste ist lang! Und eine gute Umsetzung der Urlaubsplanung spart viel Zeit und noch viel mehr Nerven.

Wie viele Urlaubstage habe ich nochmal?

WĂ€hrend sich Arbeitnehmer hĂ€ufig fragen, warum man denn schon wieder so wenig Urlaubstage ĂŒbrig hat, so fragt sich der Arbeitgeber im gleichen Zug, wie es denn noch so viele in diesem Jahr sein können. War der Kollege nicht erst im Urlaub? Da hilft nur eine gute Zusammenrechnung. HĂ€ndisch mĂŒssen heute natĂŒrlich nicht mehr die Tage zusammengezĂ€hlt werden, da gibt es einfache Tools wie z.B. ein simples Excel-Dokument oder auch eine Google Tabelle. Doch wenn wir noch weitere Aspekte mit in den Topf werfen – man denke vor allem an Über- und Unterstunden sowie Feiertage – dann wird die Rechnung doch schon etwas komplizierter. Keine Frage, mit ausreichend Zeit und einem noch kleinen Team kann man das schon noch im Blick behalten, aber sobald sich die SonderfĂ€lle und die Menge an Anfragen hĂ€ufen, wird es zu einer großen Aufgabe – vor allem, weil keiner beim Urlaub Abstriche machen möchte.

Das wird teuer


Neben den “offensichtlichen” Vorteilen einer Urlaubsplanung gibt es aber auch rechtliche und finanzielle GrĂŒnde, weswegen sich eine ordentliche Urlaubsplanung lohnt. Schauen wir uns zunĂ€chst die rechtlichen Grundlagen an: Ein Arbeitnehmer hat Recht auf mindestens 20 Tage Urlaub im Jahr (Stand 2024 – bei einer 5-Tage-Arbeitswoche). Darauf kann der Mitarbeiter auch bestehen und es kann zu Schadensersatzforderungen kommen. NatĂŒrlich gehen wir vor allem bei kleineren Unternehmen nicht von solchen Konsequenzen aus, aber wer weiß, was kommt. Man kann sich das auf jeden Fall ersparen! 

Eine deutlich direktere Konsequenz, wenn man in die andere Richtung geht: Zu viel Urlaub kostet das Unternehmen eine Menge Geld. Gehen wir von einer Agentur aus, die beim Kunden einen Stundensatz von 100 € verlangt. In unserem Unternehmen ist das derzeit ein gĂ€ngiger Stundensatz fĂŒr z.B. die Weiterentwicklungen von Apps. Nun geht man von einem 8-Stunden-Tag eines Mitarbeiters aus und reduziert diesen fairness halber um gut zwei Stunden (fĂŒr interne Themen, Meetings, etc.). Wenn man nun etwas Mathematik anwendet, kommen 600 € TagessĂ€tze heraus, die unter der Annahme voller AuftragsbĂŒcher verloren gehen wĂŒrden. Stell dir mal vor, du wĂŒrdest deinem Team etwas fĂŒr 600 € kaufen – das wĂŒrde ihnen bestimmt besser gefallen 😉

Eine Person, welche durch die digitale Urlaubsplanung entspannt ist. (Illustration)

 

Werden wir konkret
 auf was kommt es an?

Die GrĂŒnde fĂŒr eine gute Urlaubsplanung haben wir im vorherigen Kapitel geklĂ€rt, 
 doch was genau muss eine gute Urlaubsplanung eigentlich erfĂŒllen? Lass uns das mal Schritt fĂŒr Schritt auflisten:

VerfĂŒgbarkeit, fĂŒr alle von ĂŒberall
Eine moderne Urlaubsplanung sollte von ĂŒberall aus verfĂŒgbar sein – sowohl fĂŒr die Mitarbeiter als auch fĂŒr die Vorgesetzten. Schließlich sitzt man ja (bestenfalls) auch Zuhause, wenn man den Urlaub plant – da eignet es sich doch hervorragend, auch von da aus direkt die UrlaubsantrĂ€ge einzureichen.

Eine gute Übersicht ist die halbe Miete
Jeder, der schon als Projektmanager da draußen unterwegs war, kennt es: Timelines, GANTT-Charts, Meilensteine und Co. Alles Verbindlichkeiten, fĂŒr die man verantwortlich ist. Das spielt natĂŒrlich auch eine große Rolle fĂŒr die Urlaubsplanung. Deswegen mĂŒssen Themen wie eine möglichst gleichmĂ€ĂŸige Verteilung von Urlauben (oder alternativ direkt Betriebsferien), sowie die Anwesenheit der Vertretungen berĂŒcksichtigt werden. Da hilft nur eine gute “kalenderartige” Übersicht ĂŒber sĂ€mtliche Arten der Abwesenheiten.

BestÀtigt oder doch abgelehnt?
Wie wird bei euch der Urlaub eingereicht? Nicht zu selten geschieht das auf mehr als nur einem Weg. Da kann schon mal etwas untergehen – meist zulasten des Arbeitnehmers. Auch wenn es einen Kalender gibt, in den man sich aktiv eintragen kann, so bedarf es je nach KritikalitĂ€t dennoch einer gewissen Kontrolle. Deswegen muss der Arbeitnehmer so schnell wie möglich ĂŒber die Zusage oder die Ablehnung des Urlaubs unterrichtet werden. Auch bei diesem Schritt kann einiges schiefgehen (da sprechen wir aus eigener Erfahrung! 😟). Aus diesem Grund muss vorab geklĂ€rt sein, wie genau die UrlaubsantrĂ€ge und die RĂŒckmeldungen kommuniziert werden mĂŒssen – und auch, welche Informationen dazu gereicht werden mĂŒssen.

Da gab es doch noch eine wichtige Sache …
Auf welche Informationen kommt es dabei an? Z.B. auf die Nennung der Vertretung, den genauen Zeitraum, die Art der Abwesenheit (unbezahlter Urlaub, normaler Urlaub, Überstundenabbau, 
) oder auch einfach weitere Hinweise, die fĂŒr den Vorgesetzten wichtig sind. Diese Informationen sollten gut gespeichert werden, um spĂ€tere MissverstĂ€ndnisse zu vermeiden.

Wie viel Urlaub hast du eigentlich?
Auch bei einem fairen Miteinander kann es sein, dass man versehentlich die Anzahl der eigenen Urlaubstage etwas
 ĂŒberschĂ€tzt. Oder ein Klassiker: Die Betriebsferien werden nicht berĂŒcksichtigt (diese sind im Regelfall auch Urlaub). Also muss der zustĂ€ndigen Person jederzeit die Übersicht ĂŒber die verfĂŒgbaren Urlaubstage der Person vorliegen. Und nicht vergessen: Feiertage herausrechnen!

Eine Person, welche durch analoge Urlaubsplanung zu beschÀftigt ist alles im Blick zu haben und auszuwerten.

 

Was sind sinnvolle Tools fĂŒr die Urlaubsplanung?

Kommen wir zum wichtigsten Teil: Wie können wir all diese schönen Punkte unter einen Hut bekommen? Was sind Tools oder Apps fĂŒr die Urlaubsplanung in kleinen Unternehmen? 

Der Klassiker: Analoge Urlaubsplanung 📖
Die einfachste Form ist wahrscheinlich der Aushang eines Urlaubskalenders. Jeder kann und sollte den eigenen Urlaub so in den Kalender eintragen, dass es möglichst wenig Überschneidungen gibt. Diese Methode funktioniert gut, solange es keine Konflikte gibt. Jedoch hat ein formelles BestĂ€tigungssystem, in dem UrlaubsantrĂ€ge offiziell genehmigt werden mĂŒssen, auch seine Vorteile, vor allem wenn Urlaube in Bezug auf Projektplanungen und Arbeitsauslastungen koordiniert werden mĂŒssen. Ein wesentlicher Nachteil der analogen Urlaubsplanung liegt darin, dass sie an einen physischen Ort gebunden ist – meist das BĂŒro oder eine Ă€hnliche Einrichtung. Dies erschwert die Planung fĂŒr diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten oder flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsorten wechseln. Es muss zudem geregelt werden, wie im Zweifelsfall ĂŒberprĂŒft wird, wie viele Urlaubstage noch tatsĂ€chlich verfĂŒgbar sind.  Dies wird besonders komplex, wenn auch Überstunden und flexible Arbeitszeiten in die Berechnung mit einfließen sollen. In solchen FĂ€llen zeigt sich, dass ohne eine digitale Lösung, die eine ĂŒbersichtliche und zugĂ€ngliche Planung ermöglicht, die Urlaubsverwaltung schnell unĂŒbersichtlich und fehleranfĂ€llig werden kann.

Digitale Kalender 📅
Um die Nachteile des analogen Urlaubskalenders in Teilen zu umgehen, kann auf eine digitale Variante gewechselt werden. Zum Beispiel bietet der Google-, Microsoft Outlook- oder auch Apple Kalender die Chance, Urlaube einzuplanen und mit dem Team zu teilen. Das unterstĂŒtzt definitiv die VerfĂŒgbarkeit und Übersicht – dennoch ist ein Thema hierbei noch nicht geklĂ€rt: Wie viele Überstunden habe ich denn jetzt nun?

Digitale Urlaubsplanung mit Excel oder Google Sheets bzw. Google Tabellen đŸ’»
Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme bieten einige FunktionalitĂ€ten, die die Urlaubsplanung vereinfachen können: Die Dokumente sind digital verfĂŒgbar und sie sind auch meist langfristig gut nachvollziehbar. Doch auch hier wird es ab dem Zeitpunkt kompliziert, an dem AbhĂ€ngigkeiten und SonderfĂ€lle ins Spiel kommen. HĂ€ufig werden diese Tabellen an verschiedenen Stellen nur erweitert und es entsteht ein uneinheitliches Bild. Das kann zu Verwirrung fĂŒhren und erschwert auch die Planung fĂŒr die Mitarbeiter. Und sind wir mal ehrlich.. wer arbeitet freiwillig mit Excel? 😉 (Da streiten sich die Geister sogar zwischen den Autoren)

Urlaubsplanung mittels App đŸ“±
FĂŒr sehr kleine Unternehmen und einfache sowie lockere Strukturen können die vorher genannten Hilfsmittel weiterhelfen. Doch wenn man langfristig skalieren möchte – und das nehmen wir mal dreist an – sollte man sich von Beginn an mit einer gut strukturierten und ĂŒbersichtlichen Lösung positionieren: Eine hierfĂŒr geeignete App. ZĂ€hlen wir einmal direkt die Möglichkeiten auf, die eine solche (gute) Urlaubsplanungsapp mit sich bringen sollte:

  1. Immer verfĂŒgbar: Die App bietet stĂ€ndigen Zugriff fĂŒr Arbeitgeber und Mitarbeiter, wodurch die Urlaubsplanung flexibel und von jedem Ort aus möglich ist.
  2. Übersichtliches Design: Mit ihrem klaren Aufbau liefert die App alle notwendigen Informationen auf einen Blick und erleichtert die Planung.
  3. Einfache Kommunikation: Die App ermöglicht es, UrlaubsantrĂ€ge und Abwesenheiten unkompliziert zu ĂŒbermitteln, wodurch MissverstĂ€ndnisse vermieden werden.
  4. Effizientes Genehmigungsverfahren: Ein integriertes System zur Genehmigung oder Ablehnung von UrlaubsantrĂ€gen sorgt fĂŒr eine schnelle und strukturierte Bearbeitung.
  5. Direkter Dokumentenaustausch: Wichtige Dokumente wie Bescheinigungen können einfach in der App hochgeladen und geteilt werden, was Zeit spart.
  6. Aktueller Überblick ĂŒber Abwesenheiten: Durch Echtzeit-Updates behalten alle Beteiligten den Überblick ĂŒber die geplanten Abwesenheiten und können entsprechend planen.
  7. Datenschutz und Sicherheit: Die App gewÀhrleistet die sichere Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten, was Datenschutz und Datensicherheit sicherstellt.

 

NatĂŒrlich möchten wir auch auf die möglichen Nachteile eingehen, die eine App mit sich bringt:

  1. Höhere Kosten: Viele Tools sind im Vergleich zu analogen Lösungen oder digitalen Kalendern kostenpflichtig. Meist handelt es sich um 5-15 € pro Mitarbeiter pro Monat.
  2. Ein “weiteres” System: FĂŒr einige Mitarbeiter sowie fĂŒr die Verwaltung ist die Umstellung auf neue oder andere Systeme aufwĂ€ndig oder ungewohnt. Wichtig ist deshalb, dass die neue Lösung auf den bereits bestehenden Systemen ansetzt. Langfristig können solche Kosten aber hĂ€ufig wieder reingeholt werden.
  3. Unpassende Abbildung der Prozesse: Einige Apps bilden nicht das ab, was wirklich benötigt wird. Z.B. kann die Handhabung von Überstunden in verschiedenen Betrieben unterschiedlich sein (Ausbezahlung, Abfeiern, 
). Deswegen mĂŒssen die Lösungen gut zum eigenen Unternehmen passen oder darauf angepasst werden.

Zusammengefasst – und auch aus eigener Erfahrung gesprochen – erleichtert eine gute Urlaubsplanung die Arbeit von allen. Doch welche Tools gibt es auf dem Markt?

 

Anbieter fĂŒr Urlaubsplanungsapps

Die falconDev Mitarbeiterapp – Mehr Struktur rund um die HR:

NatĂŒrlich möchten wir hier erst einmal unsere eigene App ins Spiel bringen: Wir haben uns mit mehreren Unternehmen zusammengesetzt und eine sinnvolle Urlaubsplanung erstellt, die die wichtigsten Kriterien erfĂŒllt. Die Hauptfunktionen sind:

  • Urlaubsplanung
  • Krankheitsmeldungen
  • Berechnung der verbleibenden Urlaubstage
  • Übersichtliche Darstellung in einer Timeline
  • Überstundenmanagement
  • BestĂ€tigungs- und Benachrichtigungssystem

Durch ein modulares System erfĂŒllt die Mitarbeiterapp nicht nur Aufgaben im Bereich der Abwesenheitsplanung, sondern digitalisiert euer Unternehmen noch in den Bereichen digitale Personalakte, Dienstplanung, Aufgabenplanung und vielem mehr! Wir passen die App auf eure BedĂŒrfnisse an und veröffentlichen diese im Namen eures Unternehmens und mit eurem Logo im Play- und AppStore. So ist die App fĂŒr das Team einfach verfĂŒgbar.

Kontaktiere uns gerne unverbindlich, wir zeigen dir, wie das funktioniert!.

Absence.io – Eine Lösung fĂŒr strukturierte Urlaubsverwaltung

Absence.io bietet eine Plattform zur Verwaltung von Abwesenheiten und Urlaubstagen in Unternehmen. Die Anwendung zeichnet sich durch ihre klare Struktur und Benutzerfreundlichkeit aus, wodurch sie besonders fĂŒr Teams geeignet ist, die Wert auf Übersichtlichkeit und einfache Handhabung legen. Mit Funktionen, die das Einreichen, Genehmigen und Verwalten von UrlaubsantrĂ€gen vereinfachen, ermöglicht absence.io eine effiziente Koordination der Urlaubsplanung. Die Integration in bestehende Kalendersysteme ist ein weiterer Vorteil der App, der fĂŒr eine reibungslose Einbindung in den Arbeitsalltag sorgt.

Timetastic – Intuitive Urlaubsplanung fĂŒr kleinere Teams

Timetastic richtet sich an kleinere und mittlere Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung fĂŒr die Urlaubsplanung suchen. Die App punktet mit einer intuitiven BenutzeroberflĂ€che, die es Mitarbeitern erleichtert, UrlaubsantrĂ€ge zu stellen und ihre verbleibenden Urlaubstage im Blick zu behalten. Timetastic stellt eine einfache und zugĂ€ngliche Plattform bereit, auf der Urlaubszeiten ĂŒbersichtlich dargestellt werden. Dies unterstĂŒtzt Unternehmen dabei, Abwesenheiten effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ĂŒber geplante Abwesenheiten informiert sind.

Fazit

Es gibt eine Reihe von Vorgaben und Aspekten, die du unbedingt bei der Einrichtung einer Urlaubsplanung und Abwesenheitsplanung berĂŒcksichtigen solltest, um auf der rechtlich sicheren Seite zu sein. Dazu gehören die Nachvollziehbarkeit sowie die GewĂ€hrung von genĂŒgend Urlaubstagen. Sonst kann es teuer werden, insbesondere durch Entgangenen Umsatz. 

Auch wenn es anfĂ€nglich noch mit Hilfsmitteln wie Tabellen und Kalendern funktioniert, solltest du dich doch fĂŒr die Zukunft rĂŒsten. Die Hauptkriterien, die ein langfristig gutes Urlaubsmanagement ausmachen sind:

  • StĂ€ndige VerfĂŒgbarkeit – von ĂŒberall
  • Übersichtlichkeit – sowohl fĂŒr die Nutzer als auch fĂŒr das Management
  • Design und Nutzerfreundlichkeit
  • Einfache Kommunikation und Benachrichtigungen
  • Effiziente Genehmigungsverfahren

 

Um das zu erreichen, gibt es verschiedene Tools wie z.B. absence.io oder unsere falconDev Mitarbeiterapp (mitarbeiterapps.de). Hier können Features wie z.B. Überstunden, UrlaubsĂŒbertrĂ€ge auf das nĂ€chste Jahr oder auch Krankheitsmeldungen ĂŒbersichtlich und eindeutig dargestellt werden. So steigt die Effizienz in deinem Team und du erhöhst die Mitarbeiterbindung.

Du hast Fragen zu dem Thema? Melde dich gern bei uns, wir helfen dir gern!

Autoren

Alexander Heiß & Eric Roitzsch

Alexander Heiß & Eric Roitzsch

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